Tiesitkö, että monitoimilaite voi olla myös tietoturvauhka? Tässä kerromme, mitä monitoimilaitteiden tietoturvassa kannattaa huomioida ja miten voit suojata yrityksesi tiedot tehokkaasti.

Monitoimilaitteet ovat tärkeä osa monen organisaation arkea. Tulostaminen, skannaaminen ja asiakirjojen lähettäminen sujuvat helposti, mutta samalla nämä laitteet käsittelevät jatkuvasti arkaluontoista tietoa. Jos tietoturvasta ei huolehdita, monitoimilaite voi muodostua yllättäväksi riskiksi yrityksen tietosuojalle.

Yksi keskeisimmistä huomioitavista asioista on se, että monitoimilaitteet ovat osa yrityksen sisäverkkoa. Niissä on oma käyttöjärjestelmä ja verkkoyhteys, mikä tekee niistä potentiaalisen hyökkäyskohteen. Laitteen hallintapaneelin salasanat kannattaa vaihtaa heti käyttöönoton yhteydessä, ja yhteydet on hyvä suojata salauksella. Laitteen hallintaan tulisi päästä vain valtuutetuilla henkilöillä, ja ylimääräiset etähallintaominaisuudet on syytä sulkea, jos niitä ei tarvita.

Monet laitteet sisältävät sisäisen muistin tai kiintolevyn, johon skannatut ja tulostetut tiedostot tallentuvat väliaikaisesti. Näihin tiedostoihin voi sisältyä henkilötietoja, sopimuksia tai muita luottamuksellisia asiakirjoja. Tämän vuoksi on tärkeää ottaa käyttöön laitteen tarjoamat suojausominaisuudet, kuten kiintolevyn salaus ja automaattinen tietojen poisto. Ennen laitteen poistamista käytöstä tai huoltoon lähettämistä muisti tai kiintolevy on aina tyhjennettävä huolellisesti.

Myös käyttäjähallinta on olennainen osa tietoturvaa. Avoin tulostus voi johtaa siihen, että asiakirjat jäävät tulostuslaitteelle muiden nähtäviksi. Turvatulostusominaisuudet ratkaisevat tämän ongelman: asiakirja tulostuu vasta, kun käyttäjä tunnistautuu laitteella esimerkiksi PIN-koodilla tai kulkukortilla. Lisäksi tulostustapahtumien seuraaminen ja lokien tarkastelu auttaa havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ajoissa.

Ohjelmistopäivitykset ja huolto jäävät helposti arjen kiireessä vähemmälle huomiolle, vaikka ne ovat keskeinen osa tietoturvaa. Monitoimilaitteiden ohjelmistot kannattaa pitää ajan tasalla ja käyttää huoltopalveluja, jotka huomioivat tietosuojavaatimukset. Ennen laitteen huoltoon lähettämistä kaikki käyttäjätiedot ja tallennetut asiakirjat on poistettava.

Skannaus ja asiakirjojen lähettäminen sähköpostitse ovat monissa yrityksissä päivittäisiä toimintoja. Niissäkin on tärkeää huolehtia, että yhteydet ovat salattuja ja että lähetys on mahdollista vain sallittuihin osoitteisiin. Laitteelle tallennettujen sähköpostipalvelimen kirjautumistietojen suojaaminen on erityisen tärkeää, jotta ulkopuoliset eivät pääse hyödyntämään niitä.

Monitoimilaitteiden tietoturva ei vaadi monimutkaisia ratkaisuja, mutta se edellyttää systemaattista huolellisuutta. Kun asetukset on tehty oikein, käyttäjät tunnistautuvat, päivitykset ovat ajantasalla ja laitteiden muistit tyhjennetään säännöllisesti, voidaan merkittävä osa tietoturvauhista ehkäistä tehokkaasti. Näin yrityksen luottamukselliset tiedot pysyvät turvassa – myös tulostimen ja skannerin kautta kulkiessaan.

Osana tietoturvaratkaisuja tarjoamme myös turvatulostuspalveluja, kuten MyQ-turvatulostusta, joka parantaa asiakirjojen hallintaa ja suojaa luottamuksellisia tulosteita. MyQ-järjestelmän avulla käyttäjä tunnistautuu tulostimella ennen kuin asiakirja tulostuu. Tämä estää asiakirjojen jäämisen avoimesti laitteelle ja varmistaa, että tulosteet päätyvät vain oikealle henkilölle. Lisäksi MyQ mahdollistaa tulostustapahtumien seurannan ja raportoinnin, mikä auttaa yritystä noudattamaan tietoturva- ja tietosuojavaatimuksia entistä tehokkaammin.

Monitoimilaitteiden tietoturva ei vaadi monimutkaisia ratkaisuja, mutta se edellyttää systemaattista huolellisuutta. Kun asetukset on tehty oikein, käyttäjät tunnistautuvat, päivitykset ovat ajantasalla ja laitteiden muistit tyhjennetään säännöllisesti, voidaan merkittävä osa tietoturvauhista ehkäistä tehokkaasti. Näin yrityksen luottamukselliset tiedot pysyvät turvassa – myös tulostimen ja skannerin kautta kulkiessaan.